Terms of Service

Effective Date: April 3, 2026

These Terms of Service ("Terms") are a legal agreement between you and CitaViva ("we," "us," or "our"). They govern your access to and use of the citaviva.com website and the CitaViva patient engagement platform (collectively, the "Service"). By creating an account or using the Service, you agree to be bound by these Terms.

1. Description of Service

CitaViva is a cloud-based patient engagement platform for dental practices. The Service enables practices to:

• Communicate with patients via WhatsApp for appointment scheduling and reminders
• Integrate with practice management systems (PMS) for real-time appointment availability
• Capture and manage leads from social media advertising campaigns
• Send automated bilingual (English and Spanish) appointment reminders and recall notifications

The Service is designed for use by licensed dental practices operating in the United States.

2. Eligibility

To use the Service, you must:

• Be at least 18 years old
• Be authorized to act on behalf of a dental practice or healthcare organization
• Agree to comply with all applicable federal, state, and local laws, including HIPAA

3. Account Registration and Security

• You must provide accurate and complete information when creating an account.
• You are responsible for maintaining the confidentiality of your account credentials.
• Administrative accounts must have multi-factor authentication enabled.
• You are responsible for all activity that occurs under your account.
• You must notify us promptly at hello@citaviva.com if you become aware of any unauthorized access.

4. HIPAA and Business Associate Agreement

Before any patient data is processed through the Service, your practice and CitaViva must execute a Business Associate Agreement (BAA) as required under HIPAA. The BAA governs how we handle protected health information (PHI) on your behalf.

You agree that:

• You will not transmit PHI through the Service except as permitted under your BAA and applicable law.
• You are responsible for obtaining any required patient consents for messaging.
• You will maintain your own HIPAA compliance program as a Covered Entity.

5. Patient Messaging and Consent

You are responsible for ensuring that your use of the Service to message patients complies with all applicable laws, including:

• The Telephone Consumer Protection Act (TCPA)
• The CAN-SPAM Act (to the extent applicable)
• WhatsApp's Business Messaging Policy and Commerce Policy
• Meta's Advertising Standards

You must obtain and document appropriate consent before sending messages to patients. The Service provides consent tracking tools, but the responsibility for lawful consent collection remains with you.

6. Acceptable Use

You agree not to:

• Use the Service for any unlawful purpose or in violation of these Terms
• Send unsolicited messages, spam, or bulk promotional content through the Service
• Attempt to access data belonging to other practices or their patients
• Reverse engineer, decompile, or attempt to extract the source code of the Service
• Use automated scripts, bots, or scraping tools against the Service
• Interfere with or disrupt the Service's infrastructure or security features
• Use the Service to store or transmit malicious code
• Resell, sublicense, or provide the Service to third parties without our written consent

We reserve the right to suspend or terminate accounts that violate these terms without prior notice.

7. Fees and Payment

• Subscription fees are billed monthly or annually, as selected at the time of purchase.
• All fees are quoted in U.S. dollars and are exclusive of applicable taxes.
• Payment is due at the start of each billing cycle. Overdue amounts may accrue interest at 1.5% per month or the maximum rate permitted by law, whichever is lower.
• We reserve the right to change pricing with at least 30 days' written notice. Price changes take effect at the start of your next billing cycle.
• Fees are non-refundable except as required by law or as otherwise stated in a written agreement.

8. Intellectual Property

The Service, including its software, design, text, graphics, and documentation, is owned by CitaViva and protected by applicable intellectual property laws. These Terms do not grant you any rights to our trademarks, logos, or brand features.

Your data remains your property. You grant us a limited license to use your data solely to provide the Service to you.

9. Data and Privacy

Our collection and use of information is governed by our Privacy Policy, which is incorporated into these Terms by reference.

10. Service Availability

We strive to maintain high availability but do not guarantee uninterrupted access. The Service may be temporarily unavailable due to maintenance, updates, or circumstances beyond our control. We will make reasonable efforts to notify you in advance of planned downtime.

11. Termination

• Either party may terminate the subscription with 30 days' written notice.
• We may suspend or terminate your account immediately if you breach these Terms, fail to pay fees, or if continued use poses a security or legal risk.
• Upon termination, we will make your data available for export for 90 days. After that period, we will delete your data in accordance with our retention policies and HIPAA obligations.
• Sections that by their nature should survive termination (including Limitation of Liability, Indemnification, and Governing Law) will remain in effect.

12. Disclaimer of Warranties

THE SERVICE IS PROVIDED "AS IS" AND "AS AVAILABLE." TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY LAW, WE DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING WARRANTIES OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND NON-INFRINGEMENT. WE DO NOT WARRANT THAT THE SERVICE WILL BE ERROR-FREE, SECURE, OR UNINTERRUPTED.

13. Limitation of Liability

TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY LAW, CITAVIVA SHALL NOT BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR PUNITIVE DAMAGES, OR ANY LOSS OF PROFITS, DATA, OR GOODWILL, ARISING OUT OF OR RELATED TO YOUR USE OF THE SERVICE, REGARDLESS OF THE THEORY OF LIABILITY.

OUR TOTAL AGGREGATE LIABILITY FOR ALL CLAIMS ARISING UNDER THESE TERMS SHALL NOT EXCEED THE AMOUNT YOU PAID US IN THE TWELVE (12) MONTHS PRECEDING THE CLAIM.

14. Indemnification

You agree to indemnify and hold harmless CitaViva and its officers, employees, and agents from any claims, damages, losses, or expenses (including reasonable attorneys' fees) arising from: (a) your use of the Service; (b) your violation of these Terms; (c) your violation of any applicable law or regulation; or (d) your violation of any third party's rights, including patients' privacy rights.

15. Dispute Resolution

Any dispute arising from these Terms or the Service will first be addressed through good-faith negotiation. If the dispute cannot be resolved within 30 days, either party may pursue binding arbitration under the rules of the American Arbitration Association in Nashville, Tennessee. Each party bears its own costs unless the arbitrator determines otherwise.

16. Governing Law

These Terms are governed by the laws of the State of Tennessee, without regard to conflict of law principles. Any legal proceedings not subject to arbitration will be brought in the state or federal courts located in Davidson County, Tennessee.

17. Changes to These Terms

We may update these Terms from time to time. If we make material changes, we will notify active clients by email at least 30 days before the changes take effect. Continued use of the Service after the effective date constitutes acceptance of the revised Terms.

18. General Provisions

• Entire Agreement: These Terms, together with the Privacy Policy and any executed BAA, constitute the entire agreement between you and CitaViva.
• Severability: If any provision is found unenforceable, the remaining provisions remain in full effect.
• Waiver: Failure to enforce any provision does not constitute a waiver of that provision.
• Assignment: You may not assign these Terms without our written consent. We may assign our rights and obligations in connection with a merger, acquisition, or sale of assets.

19. Contact

Questions about these Terms? Contact us at:

CitaViva
Email: hello@citaviva.com
Nashville, TN

Términos de servicio

Fecha de vigencia: 3 de abril de 2026

Estos Términos de Servicio (“Términos”) constituyen un acuerdo legal entre usted y CitaViva (“nosotros” o “nuestro”). Rigen su acceso y uso del sitio web citaviva.com y la plataforma de comunicación con pacientes CitaViva (en conjunto, el “Servicio”). Al crear una cuenta o utilizar el Servicio, usted acepta estar sujeto a estos Términos.

1. Descripción del Servicio

CitaViva es una plataforma de comunicación con pacientes basada en la nube para consultorios dentales. El Servicio permite a los consultorios:

• Comunicarse con pacientes vía WhatsApp para agendamiento de citas y recordatorios
• Integrarse con sistemas de gestión de consultorios (PMS) para disponibilidad de citas en tiempo real
• Captar y gestionar pacientes potenciales desde campañas publicitarias en redes sociales
• Enviar recordatorios de citas y notificaciones de seguimiento bilingües automatizados (inglés y español)

El Servicio está diseñado para consultorios dentales con licencia que operan en Estados Unidos.

2. Elegibilidad

Para utilizar el Servicio, usted debe:

• Ser mayor de 18 años
• Estar autorizado para actuar en nombre de un consultorio dental u organización de salud
• Aceptar cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales aplicables, incluyendo HIPAA

3. Registro de cuenta y seguridad

• Debe proporcionar información precisa y completa al crear una cuenta.
• Es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de cuenta.
• Las cuentas administrativas deben tener habilitada la autenticación multifactor.
• Es responsable de toda la actividad que ocurra bajo su cuenta.
• Debe notificarnos de inmediato a hello@citaviva.com si tiene conocimiento de cualquier acceso no autorizado.

4. HIPAA y Acuerdo de Asociado Comercial

Antes de que cualquier dato de paciente sea procesado a través del Servicio, su consultorio y CitaViva deben ejecutar un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) según lo requiere HIPAA. El BAA rige cómo manejamos la información de salud protegida (PHI) en su nombre.

Usted acepta que:

• No transmitirá PHI a través del Servicio excepto según lo permitido por su BAA y la ley aplicable.
• Es responsable de obtener los consentimientos de pacientes requeridos para la mensajería.
• Mantendrá su propio programa de cumplimiento HIPAA como Entidad Cubierta.

5. Mensajería a pacientes y consentimiento

Usted es responsable de asegurar que su uso del Servicio para enviar mensajes a pacientes cumpla con todas las leyes aplicables, incluyendo:

• La Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA)
• La Ley CAN-SPAM (en la medida aplicable)
• La Política de Mensajería Comercial y la Política de Comercio de WhatsApp
• Los Estándares de Publicidad de Meta

Debe obtener y documentar el consentimiento apropiado antes de enviar mensajes a pacientes. El Servicio proporciona herramientas de seguimiento de consentimiento, pero la responsabilidad de la recopilación legal del consentimiento recae en usted.

6. Uso aceptable

Usted acepta no:

• Utilizar el Servicio para cualquier propósito ilegal o en violación de estos Términos
• Enviar mensajes no solicitados, spam o contenido promocional masivo a través del Servicio
• Intentar acceder a datos pertenecientes a otros consultorios o sus pacientes
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente del Servicio
• Usar scripts automatizados, bots o herramientas de extracción de datos contra el Servicio
• Interferir con o interrumpir la infraestructura o las funciones de seguridad del Servicio
• Utilizar el Servicio para almacenar o transmitir código malicioso
• Revender, sublicenciar o proporcionar el Servicio a terceros sin nuestro consentimiento por escrito

Nos reservamos el derecho de suspender o terminar cuentas que violen estos términos sin previo aviso.

7. Tarifas y pago

• Las tarifas de suscripción se facturan mensual o anualmente, según se seleccione al momento de la compra.
• Todas las tarifas se cotizan en dólares estadounidenses y no incluyen impuestos aplicables.
• El pago vence al inicio de cada ciclo de facturación. Los montos vencidos pueden generar intereses del 1.5% mensual o la tasa máxima permitida por ley, lo que sea menor.
• Nos reservamos el derecho de cambiar los precios con al menos 30 días de aviso por escrito. Los cambios de precio entran en vigor al inicio de su siguiente ciclo de facturación.
• Las tarifas no son reembolsables excepto según lo requiera la ley o se establezca en un acuerdo por escrito.

8. Propiedad intelectual

El Servicio, incluyendo su software, diseño, texto, gráficos y documentación, es propiedad de CitaViva y está protegido por las leyes de propiedad intelectual aplicables. Estos Términos no le otorgan ningún derecho sobre nuestras marcas, logotipos o elementos de marca.

Sus datos siguen siendo su propiedad. Usted nos otorga una licencia limitada para usar sus datos únicamente para proporcionarle el Servicio.

9. Datos y privacidad

Nuestra recopilación y uso de información se rige por nuestra Política de Privacidad, la cual se incorpora a estos Términos por referencia.

10. Disponibilidad del Servicio

Nos esforzamos por mantener una alta disponibilidad, pero no garantizamos acceso ininterrumpido. El Servicio puede no estar disponible temporalmente debido a mantenimiento, actualizaciones o circunstancias fuera de nuestro control. Haremos esfuerzos razonables para notificarle con anticipación sobre tiempos de inactividad planificados.

11. Terminación

• Cualquiera de las partes puede terminar la suscripción con 30 días de aviso por escrito.
• Podemos suspender o terminar su cuenta inmediatamente si usted incumple estos Términos, no paga las tarifas, o si el uso continuado representa un riesgo de seguridad o legal.
• Al terminar, pondremos sus datos disponibles para exportación por 90 días. Después de ese período, eliminaremos sus datos de acuerdo con nuestras políticas de retención y obligaciones de HIPAA.
• Las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir la terminación (incluyendo Limitación de Responsabilidad, Indemnización y Ley Aplicable) permanecerán en vigor.

12. Descargo de garantías

EL SERVICIO SE PROPORCIONA “TAL CUAL” Y “SEGÚN DISPONIBILIDAD.” EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY, RENUNCIAMOS A TODAS LAS GARANTÍAS, EXPRESAS O IMPLÍCITAS, INCLUYENDO GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR Y NO INFRACCIÓN. NO GARANTIZAMOS QUE EL SERVICIO SERÁ LIBRE DE ERRORES, SEGURO O ININTERRUMPIDO.

13. Limitación de responsabilidad

EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY, CITAVIVA NO SERÁ RESPONSABLE POR DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, CONSECUENTES O PUNITIVOS, NI POR PÉRDIDA DE BENEFICIOS, DATOS O FONDO DE COMERCIO, DERIVADOS DE O RELACIONADOS CON SU USO DEL SERVICIO, INDEPENDIENTEMENTE DE LA TEORÍA DE RESPONSABILIDAD.

NUESTRA RESPONSABILIDAD TOTAL ACUMULADA POR TODAS LAS RECLAMACIONES DERIVADAS DE ESTOS TÉRMINOS NO EXCEDERÁ EL MONTO QUE USTED NOS PAGO EN LOS DOCE (12) MESES ANTERIORES A LA RECLAMACIÓN.

14. Indemnización

Usted acepta indemnizar y mantener indemne a CitaViva y a sus directivos, empleados y agentes de cualquier reclamación, daño, pérdida o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surjan de: (a) su uso del Servicio; (b) su violación de estos Términos; (c) su violación de cualquier ley o regulación aplicable; o (d) su violación de los derechos de terceros, incluyendo los derechos de privacidad de los pacientes.

15. Resolución de disputas

Cualquier disputa derivada de estos Términos o del Servicio se abordará primero mediante negociación de buena fe. Si la disputa no puede resolverse en 30 días, cualquiera de las partes puede recurrir a arbitraje vinculante bajo las reglas de la Asociación Americana de Arbitraje en Nashville, Tennessee. Cada parte asume sus propios costos a menos que el árbitro determine lo contrario.

16. Ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes del Estado de Tennessee, sin tener en cuenta los principios de conflicto de leyes. Cualquier procedimiento legal no sujeto a arbitraje se llevará a cabo en los tribunales estatales o federales ubicados en el Condado de Davidson, Tennessee.

17. Cambios a estos Términos

Podemos actualizar estos Términos de vez en cuando. Si realizamos cambios sustanciales, notificaremos a los clientes activos por correo electrónico al menos 30 días antes de que los cambios entren en vigor. El uso continuado del Servicio después de la fecha de vigencia constituye la aceptación de los Términos revisados.

18. Disposiciones generales

• Acuerdo completo: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y cualquier BAA ejecutado, constituyen el acuerdo completo entre usted y CitaViva.
• Divisibilidad: Si alguna disposición resulta inaplicable, las disposiciones restantes permanecen en pleno vigor.
• Renuncia: La falta de cumplimiento de cualquier disposición no constituye una renuncia a dicha disposición.
• Cesión: No puede ceder estos Términos sin nuestro consentimiento por escrito. Podemos ceder nuestros derechos y obligaciones en relación con una fusión, adquisición o venta de activos.

19. Contacto

¿Tiene preguntas sobre estos Términos? Contáctenos en:

CitaViva
Correo electrónico: hello@citaviva.com
Nashville, TN